Base als Datenquelle für Vertragsdokumente

[Datenbrei]

Hallo. Ich möchte eine Base-Datenbank gerne als Quelle für Vertragsdokumente nehmen. Dabei möchte ich die Vertragsdokumente in Writer erstellen und dann mittels der angemeldeten Datenquelle die einzelnen Felder in das Dokument ziehen. Jede Zeile in der Datenbank ergibt dann beim Drucken über die Serienbrieffunktion in Writer ein eigenes Dokument.

Nun ist es aber so, dass nicht Base die Datenquelle zu sein scheint, sondern die in der LibreOffice-Installation angemeldete Datenbank. Heißt, wenn ich beide Dateien über die Cloud (oder anders) auf einen anderen Rechner umziehe, dann verliert der Writer-Text die Verbindung, weil auf dem zweiten Rechner ja die Datenbank nicht angemeldet ist. Alle Datenfelder tauchen dann nur noch so auf: <Datenfeld>. Selbst, wenn ich die Datenbank auf dem anderen Rechner unter dem gleichen Namen anmelde, funktioniert das nicht. Ich kann also offenbar nicht zwei inhaltlich verbundene Dateien durch die Gegend tragen. Für mich ist das wichtig, weil ich mit einer anderen Kollegin über Nextcloud zusammenarbeite.

Das Schlimmste ist, dass mein Dokument viele Datenbankfelder enthält, auch die gleichen mehrfach im Text. Wenn es zwei oder drei wären, könnte ich die eben wieder verbinden. Aber mit 30-40 Vorkommen ist das nicht sinnvoll.

Selbst, wenn ich ein externes DBMS (MySQL, ...) über Base einbinde ändert das nichts, weil ja immer die lokale Installation die Datenbak registriert zu haben scheint.

Hat jemand hier einen Rat oder eine Lösung, wie man eine Zusammenarbeit gestalten könnte?

Eine Idee von mir wäre, die Vertragsdokumente irgendwie als Report in Base selber zu gestalten. Allerdings habe ich mit dem Reportgenerator wieder überhaupt keine Erfahrung. Ich weiß auch nicht, ob dieser etwas in dieser Art überhaupt könnte. Aber so würde ich die Verbindung zwischen den Zwei Dateien vermeiden.

[RobertG]

Vorweg: Ich arbeite nicht mit Serienbriefen, erstelle alle Dokumente, die ich ausdrucken will, per Makro oder über den Report-Builder.

Die Datenquelle ist die Datenbank, die sich in der *.odb-Datei befindet. Wenn Du bisher nicht mit Base gearbeitet hast, dann ist das eine HSQLDB. Für das erste Testen sicher gut geeignet, von der Datensicherheit aber ein Problem, da die Datenbankdatei beim Schließen erst die HSQLDB aus dem Speicher in die Datei selbst packt. Stürzt Dir LibreOffice ab, so hast Du nur den Datenstand von vor dem letzten Öffnen. Deswegen benutzen viele Leute externe Datenbanken zusammen mit Base.

Die Anmeldung in LibreOffice ist nur eine Verbindung zu der Datenbankdatei. Entscheidend ist der Name, mit dem die Datenbankdatei angemeldet wird. Für mich ist das neu, dass da eine Verbindung nicht klappen sollte, wenn der Anmeldename übereinstimmt. Ich könnte das hier einmal an 2 verschiedenen Rechnern testen, die miteinander nichts zu tun haben…

Wenn Du in der Cloud arbeitest wirst Du bei der internen HSQLDB die komplette *.odb-Datei von Rechner zu Rechner austauschen müssen. Die HSQLDB muss Java auf dem jeweiligen Rechner ausführen. Da könntest Du besser eine externe Firebird-Datei in die Cloud legen.

[Datenbrei]

Für mich ändern sich die Werte in der Datenbank kaum, die ist mehr oder weniger statisch. Daher ist ein Crash kein Problem. Die Datenbank enthält nur um die 15 Zeilen.

Gestern hatte ich mit dem Reportgenerator was versucht, ich habe nicht mal das Fenster wieder zu gekriegt. Ich muss mal schauen, ob ich da ein gutes Video zu finde, was das erklärt...

[RobertG]

Wenn Du den Report-Builder nutzen möchtest: Schau Dir dazu das Handbuch Base an. Hier das aktuelle separate Kapitel zu Berichten: https://wiki.documentfoundation.org/ima ... _V2402.pdf

Ich habe aber die Befürchtung, dass Du damit nicht glücklich wirst. Der Report-Builder hat nur eine Seite, die Du editieren kannst. Der gesamte Inhalt, den Du dort erstellst, wird in Tabellenform in das Dokument gebracht.

[HeiDieLX2]

Hallo Datenbrei,

warum so kompliziert?

Für mich ändern sich die Werte in der Datenbank kaum, die ist mehr oder weniger statisch. Daher ist ein Crash kein Problem. Die Datenbank enthält nur um die 15 Zeilen.

Mache es nach alter Väter Sitte: eine CSV-Datei mit deinen Feldern, schön nebeneinander und untereinander.
Damit kannst du den Serienbrief ohne große Probleme erstellen.
Die weitergabe ist genauso leicht. Die Writer-Datei, die CSV-Datei und die zusammenfürende ODB.
Dabei musst du nur auf die Verzeichnisse achten.
Sollte sich dann doch was an den Daten ändern, öffnen mit Calc, editieren und wieder als CSV abspeichern.
Aus meiner Sicht er geringste Aufwand.

[Datenbrei]

Danke für die TIpps. Ich hatte mit dem .ods-Format als Datenquelle angefangen. Ich hatte das aus einer NoCoDB erstellt bzw. exportiert, weil ich ursprünglich die Daten darin verwalten wollte. Ich habe es da aber immer wieder gehabt, dass, bei Austausch des Dokuments durch die neue Version, die Verbindung flöten gegangen ist. Daher habe ich davon Abstand genommen.

Bei CSV könnte der Vorteil sein, dass es keine Metadaten enthält. Eingebunden als Datenquelle könnte die Registrierung wohl ein geändertes Dokument daher nicht feststellen.

Heute habe ich das Vertragsdokument in Writer neu mit der .ods-Datenbank verdratet und kann jetzt auf Knopfdruck aus den Daten Arbeitsverträge und Anweisungen für unser Lohnbüro generieren. Das war sonst immer sehr viel Gefriggel.