Email-Formulare automatisch einsortieren

[Ich]

Hallo an alle,
Wie kann man sich ausgefüllte Formulare von jedem einzelnen Teilnehmer für ein riesiges Projekt per Email zuschicken lassen, die Inhalte automatisch von Base abrufen lassen und das automatisch einsortieren?

[RobertG]

Hallo Ich,

versenden von Formularen aus Base heraus macht keinen Sinn. Die Austauschsparache zwischen Datenbanken ist schließlich SQL. Wenn also ein Formularinhalt fertiggestellt ist, dann sollte der entsprechende SQL-Befehl per Mail als Anhang weiter geschickt werden und dort dann entsprechend in einem Verzeichnis abgelegt werden. Aus Base heraus ist dann jeweils der neue Code zu installieren.

Wie das im Detail funktionieren kann kann ich aus dem Stehgreif nicht sagen. Auf jeden Fall bräuchtest Du hinreichende Kenntnisse im Makrobereich.

Ich habe den Import von Daten bisher eher über csv-Dateien geregelt, die ich allerdings aus ausgefüllten Tabellenkalkulationsblättern erst noch selbst erstellen musste.

Gruß

Robert

[gogo]

1. Erstelle das gewünschte Formular im Writer per: Datei/Neu/XML-Formulardokument
2. Exportiere dieses Formular als PDF-Formular (Datei/Exportieren als PDF...) Haken bei "PDF Formular erzeugen" nicht vergessen.
3. Formulare verschicken
4. rückgesendete, ausgefüllte Formulare in einem Ordner speichern
5. in diesen Ordner wechseln und (unter Linux) folgenden Befehl ausführen:

Code: Alles auswählen

for i in *.pdf ; do pdftk "$i" dump_data_fields_utf8 >> auswertung.txt ; done

6. die Daten in den pdfs werden dann extrahiert und in der Datei auswertung.txt gespeichert. Sieht dann etwa so aus:

Code: Alles auswählen

---
FieldType: Text
FieldName: Einsender
FieldFlags: 0
FieldValue: Max Mustermann
FieldJustification: Left
---
FieldType: Button
FieldName: Frage1_JN
FieldFlags: 0
FieldValue: Yes
FieldJustification: Left
FieldStateOption: Off
FieldStateOption: Yes
---
FieldType: Text
FieldName: Formatiertes Feld 1
FieldFlags: 0
FieldValue: 123312
FieldJustification: Left
---
FieldType: Choice
FieldName: Listenfeld 1
FieldFlags: 131072
FieldJustification: Left
...
...

Diese Datei lässt sich dann per Makro leicht in eine Base-Datei importieren - etwa so:

Code: Alles auswählen

	iNumber = Freefile
	Open "...auswertung.txt" For Input As iNumber
		do While not eof(iNumber)
			Line Input #iNumber, sZeile
			If instr(sZeile, "FieldValue: ") then
				mid(sZeile,1,12,"")
				SQLString="Insert Into MeineTabelle (ID, Feldname) values (1, 'sZeile')" ... oder was auch immer ;)
			end if
		loop
	Close #iNumber

[Ich]

Danke RobertG für den ausführlichen Überblick.
Danke gogo für deine Vorgehensweise. Wie könnte dein Befehl für die Umwandlung/Auswertung der txt in pdf auf Windows funktionieren? Hast du eine Idee wonach ich über diesen Prozess suchen könnte? Hat dieser Vorgang einen Namen?

Und ganz wichtig: Funktioniert dieses Makro auch mit Calc?

[RobertG]

Hallo Ich,

in Calc wirst Du ja kein Formular bauen, oder? Du denkst doch eher an eine tabellarische Eingabe. Dann besser nicht das Dokument als Calc-Dokument weitergeben sondern als *.csv. Das kannst Du in Calc öffnen, beschreiben und als *.csv-Datei wieder abspeichern. Dumm nur, wenn Dir dann jemand Felder aus der entsprechenden Datei löscht - deshalb vielleicht doch als entsprechend geschütze Calc-Datei.
Jetzt müsstest Du nur noch die Möglichkeit haben, alle eingesendeten Calc-Dateien mittels Makro auszulesen und als *.csv-Dateien abzuspeichern. Das ist dann leider nicht so elegant wie die Möglichkeit, die gogo für *.pdf-Dateien unter Linux aufgelistet hat. Die Linux-Konsole hat da doch so einiges für sich ...

... und an gogo: Wundere Dich nicht, wenn Du die beschreibene Konstruktion im Handbuch wieder findest. Ich schöpfe da ja aus allen Quellen, damit die Ideen nicht in den Tiefen der Foren verloren gehen.

Gruß

Robert

[Ich]

Danke Robert. Diesen Einblick was mit Calc und Csv geht und was die Einschränkungen sind, hatte ich noch nicht.
Um genau zu sein, ich wollte wissen:
Kann ich die ausgefüllten pdf-Formulare die Gogo mit seiner eleganten Methode empfängt, genauso gut auch in mein Calc-Dokument übertragen lassen und auswerten lassen?

[gogo]

...
Kann ich die ausgefüllten pdf-Formulare die Gogo mit seiner eleganten Methode empfängt, genauso gut auch in mein Calc-Dokument übertragen lassen und auswerten lassen?

klar, dazu muss nur die Zeile:

Code: Alles auswählen

SQLString="Insert Into MeineTabelle (ID, Feldname) values (1, 'sZeile')" ... oder was auch immer ;)

entsprechend angepasst werden. Die Zeile steht ja nur als Beispiel da wie man den String aus der Text-Datei weiterverwendet. Das Einbauen in andere Dokumente wie Calc oder in Datenbanken (per SQL) muss sowieso separat erledigt werden. Das richtet sich natürlich nach den Inhalten die erwartet werden etc. und geht sicher nicht in einer Zeile.
Der Vorteil der pdf-Formulare ist, dass die Kommunikation mit dem Ausfüllenden zwingend einem festgelegten Protokoll folgt, d.h. wenn das pdf richtig gestaltet ist, sind die erfassten Daten immer kompatibel zu dem Dokument, der Datenbank ... in das man sie einfügen will. Wir verwenden diese Form der Datenübermittlung für die Auswertung von Testergebnissen. Statt einer umständlichen Tabelle die man dann auch noch in unterschiedlichen Formaten wie Calc, Excel, CSV oder gar XML für den Anwender bereitstellen muss hat man eben ein pdf-Dokument, das Betriebssystem-unabhängig eingesetzt werden kann und notfalls auch ausgedruckt zurückkommt. Wichtig ist, dass man unbedingt vorher einen Testlauf macht, aber das erklärt sich sowieso von selbst
Das Auswerten von pdf-Formularen auf Win ist sicher auch möglich - falls nicht: Linux ist in 20 Minuten installiert und stört eigentlich nicht am Rechner, bzw. kann man sich dann im Fall eines kaputten Win die Installation von Linux zur Datenrettung ersparen - man hat's ja schon
Welches Linux-Betriebsystem man verwendet ist Geschmackssache auf http://www.distrowatch.com kannst Du Dir einen Überblick über die aktuellen Systeme verschaffen.

[Ich]

Danke Gogo für die ausführlichen und auch weiterführenden Informationen.

[Wanderer]

Wie könnte dein Befehl für die Umwandlung/Auswertung der txt in pdf auf Windows funktionieren? Hast du eine Idee wonach ich über diesen Prozess suchen könnte? Hat dieser Vorgang einen Namen?

Ich nutze für meine awk skripte unter Windows cygwin. Pdftk habe ich zwar nicht ausprobiert, steht aber laut Dokumentation unter cygwin zur Verfügung. Du könntest das skript von gogo dann unverändert übernehmen.

Mfg, Jörn