Kleingartenverein - Datenbank - Struktur

[ec86]

Wir (Brüderchen und ich) haben vor paar Monaten begonnen mit einer Datenbank für unseren Kleingartenverein. Was wir bisher gemacht haben: einige Tabellen erstellt, unter anderem stehen schon die Basisdaten der Mitglieder drin: Name etc. Eine Tabelle mit den "Gartennamen", was unsere Gartennummern sind. Da wir uns überlegt haben, dass sich die Gärten ja auch ändern können, haben wir die Verknüpfung von Gartennummer und Mitgliedsnummer erstellt.
Die Struktur, die geplant ist, erkennt man hier:

Struktur Datenbank.ods

(15.73 KiB) 514-mal heruntergeladen

Leider weiß ich von der Struktur her gerade nicht, was als Nächstes am sinnvollsten ist. Es sollen Arbeitsstunden rein, die Anzahl im Jahr kann sich ja aber auch jedes Jahr ändern. Dann gibt es Befreiungen von Arbeitsstunden (z. B. wegen Alter, Krankheit oder wenn man im Vorstand ist).

Wasser und Stromabrechnung, da habe ich mich bisher überhaupt noch nicht dran gewagt. Ziel ist, dass am Ende die jährliche Rechnung rauskommt. Es gibt aber z. B. auch Kosten für Projekte, Umlagen etc. Ein weiteres Problem ist, dass wir einen Vereinsgarten haben, der wiederum anders abgerechnet wird, nämlich vom Verein selbst gezahlt wird und und und...

Ein anderes Problem ist die Geschichte mit der Zeitung, die dann auch auf der Rechnung erscheinen soll. Jährlich sind dies 12 Euro, aber es gibt auch hier Leute, die dies nicht zahlen müssen (Vorstand) und es soll Leute geben, die mitten im Jahr anfangen mit dem Bezug. Einmal hat auch jemand im Vorjahr vergessen alles zu zahlen und hat die Zeitung dann im darauffolgenden Jahr natürlich mehr bezahlen müssen (von den Monaten her).

Die bisherige odb-Dateien kann man hier im Forum leider nicht anhängen. Habe sie hier (die eigentlichen Daten habe ich rausgelöscht) hochgeladen: Link

[Pit Zyclade]

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Ein anderes Problem ist die Geschichte mit der Zeitung, die dann auch auf der Rechnung erscheinen soll. Jährlich sind dies 12 Euro, aber es gibt auch hier Leute, die dies nicht zahlen müssen (Vorstand)...

Kann zum Projekt nichts beitragen, aber ...
dass der Vorstand die Zeitung nicht bezahlen muss, ist Unrecht! Wie begründet er denn dies? Hat er selbst sie erstellt? Und wieso muss man eine Zeitung verpflichtend abnehmen, wenn man nur einen Garten nutzen möchte?

[gogo]

... und weniger arbeiten muss der Vorstand auch!!! :autsch:

@Abrechnung:

Du brauchst eine Tabelle in der alle verbuchbaren Ein- und Ausgänge (Posten) gespeichert werden. Anders wird's nicht nachvollziehbar.
Als Felder z.B.:
ID_Posten,Datum, Postenbezeichnung, Betrag, Kostenstelle,Projekt,Vereinsbereich, Fälligkeitsdatum, Buchungsdatum, Buchungskonto, Teilbuchungsbetrag....

Dann einfach für jeden Vorgang einen Datensatz anlegen. Aus der Tabelle kannst Du dann per Abfrage alles Mögliche erstellen.

[ec86]

Also zunächst wegen der Zeitung: Ich brauche die privat gar nicht, sondern muss jeden Monat eine Seite raus reißen und in den Schaukasten hängen. Außerdem muss der Vorstand über neue gesetzliche Regelungen Bescheid wissen, dafür arbeiten wir ja am engsten damit. Die anderen Mitglieder müssen das nicht unbedingt, denn sie müssen es durch uns erfahren oder sich selbst die Zeitung holen.

@gogo, du meinst also, dass ich monatsweise alle Daten eintragen muss? Z. B. Garten xyz bucht im Monat Januar die Zeitung. Im Monat Februar dann dasselbe Spiel? Klingt gut mich nach extremer Arbeit und würde das nur noch verkomplizieren, denke ich. Wäre ja bei den Arbeitsstunden das gleiche z. B.

[gogo]

Man kann alles automatisieren - sofern es notwendig oder praktisch ist, aber eine Buchhaltung ohne irgendeine Forma von Tabelle hab' ich noch nicht gesehen - und sei's nur ein Stapel übereinandergelegter Blätter auf denen draufsteht was wann aus/eingenommen wurde. Schau' Dir mal ein "Kassabuch" an - da ist jedes Blatt nummeriert, damit nichts gefaked werden kann. Als Verein habt Ihr ja auch einen Kassier - frag' den mal wie er das macht...
Ihr müsst doch für jede Ausgabe oder Einnahme einen Beleg haben - Eure Kassa wird ja geprüft.

Automatisieren kann man viele wiederkehrende Aufgeben ganz einfach:
Man macht sich ein Template. D.h. eine Tabelle die genau so aufgebaut ist wie die Abrechnungstabelle, nur hat sie 1 Feld mehr. Dieses Feld heißt z.B. "Template-Typ". Die Einträge in diesem Feld heissen dann "monatlich" oder "jährlich" oder "Vorschreibungen" ...
Dort wird jeder wiederkehrende Posten ein Mal eingetragen und im Feld "Template-Typ" wird dann der Typ festgelegt. Zum Schluss braucht man dann nur noch ein INSERT-Statement mit dem die Sätze z.B. mit aktuellem Datum in die Abrechnungstabelle kopiert werden - Klick - fertig.

@ Gesetze: es gibt behördliche Newsletter in dem alle neuen Gesetze veröffentlicht werden - ist vielleicht einfacher als Zeitungen zu zerschnipseln.

[ec86]

In der Zeitschrift stehen nicht nur Gesetze, sondern alles Mögliche, was man im Vorstand und auch als Kleingärtner wissen muss/sollte. Man muss die Zeitung als normaler Kleingärtner ja nicht nehmen, aber wir als Vorstand brauchen die eben unbedingt. Und Vorstand und weniger arbeiten, na, dann meldet euch doch mal als Vorstandsmitglied in einem Verein Wenn es so einfach wäre, hätten wir bestimmt noch mehr Vorstandsmitglieder... Die Seite, die zum Aushang bestimmt ist, ist extra so deklariert und das ist etwas, was auch alle wissen müssen. Ich werde nochmal überlegen, wie wir es machen. Und im Moment sind es extrem viele Excellisten und wir haben das Problem, dass unser Schatzmeister kein Excel mehr nutzt, seitdem er einen iMac und iPhone hat. Von der Kompatibilität müssen wir uns also sowieso etwas anderes überlegen... daher dachte ich, man könnte alles auf LO umstellen, da das für alle kompatibel wäre.

[gogo]

bevor Ihr alles von Grund auf neu programmiert:
Schau' Dir mal GNU-Cash an, da sollte alles mit dabei sein was man so zu einer Abrechnung braucht - aber eigentlich ist es auch nicht schwierig eine basic Abrechnung zu generieren - im Grunde reichen 1 oder 2 Tabellen - (EinUndAusgänge bzw. KundenMitgliederUndLieferanten)

[ec86]

Habe mir das Programm gerade mal runtergeladen, das sieht schon ganz gut aus. Wir schauen mal, ob uns das weiter bringt. Dadurch dass es sich hier um eine Vereinssoftware handeln wird, werden wir aber um ein eigenes Programmieren nicht drumrum kommen, weil es so viele Spezifika gibt, die in normalen Vereinssoftwares nicht richtig abgebildet werden können. Am liebsten wäre es mir, wenn die ganzen finanziellen Forderungen, die wir an die Mitglieder haben, zusammengerechnet und dann als Posten aufgenommen werden (was momentan mit den Excellisten läuft), sodass man dann die Einnahmen entgegenbuchen kann. Ich stelle mir vor, dass dann am Ende ein Bericht rauskommt, wo eben alles angezeigt wird. Angefangen haben wir ja schon mit der Datei oben, mein Bruder programmiert zwar gern, aber mit LO hat er es noch nicht groß durchgeführt. Wir bräuchten also auch eine Datei o. Ä., wo alle Befehle drauf stehen.

Mein eigenes Problem ist leider momentan, dass ich nicht weiß, was geht und was nicht und was ist nicht so praktisch etc. und programmieren würde ich mir gern erst aneignen

[gogo]

...Am liebsten wäre es mir, wenn die ganzen finanziellen Forderungen, die wir an die Mitglieder haben, zusammengerechnet und dann als Posten aufgenommen werden (was momentan mit den Excellisten läuft), sodass man dann die Einnahmen entgegenbuchen kann...

Irgendwie müsst Ihr Eure Eingänge ja belegen - sei's ein Ausdruck der Kontobewegungen oder Quittungen die Ihr für Barbezahlung etc. ausstellt - Fakt ist: die müssen alle eine eindeutige (Beleg)Nummer bekommen. Zum Gegenbuchen wird dann einfach zu jeder Rechnung in der Rechnungstabelle (Mitgliedsbeitrag, Betriebskosten etc.) im Falle der Bezahlung die Belegnummer eingetragen - fertig. Wenn Ihr auch Teilbeträge, Ratenzahlung o.Ä. macht, dann wird's komplizierter, aber im Wesentlichen reicht es dann auch wenn man die ganze Teilbezahlungsabwicklung (es werden vermutlich nur Einzelfälle sein) unter einer Belegnummer subsummiert und in der Rechnungstabelle eine weitere Spalte macht, mit der Bezeichnung "schon_bezahlt". So lange "Rechnungssumme"-"schon_bezahlt" > 0 ist noch etwas ausständig.
Wie schon gesagt: Ein einfaches Kassabuch zu programmieren geht sehr schnell, schwieriger wird's erst, wenn man international verrechnet, wo Geldflüsse exakt nachvollzogen werden müssen, und man mit Zwischenkonten arbeitet - unterschiedliche Steuersysteme etc. etc. - da brauchst Du dann wirklich einen Profi der ein Warenwirtschaftssystem bedienen kann.

[ec86]

Werde mich mal mit dem Schatzmeister treffen, bisher habe ich den Vorsitzenden gefragt, der mit bisher alles erklären konnte aber bei solchen Details werde ich ihn selbst fragen, ich weiß nur, er bringt immer die Kontoauszüge mit und daran sieht man ja, welche Forderungen noch eingeholt werden müssen.