Seminarverwaltung - Teilnahmebestätigung pro Mitarbeiter u. Seminar

[hylli]

Ich bin gerade dabei eine kleine Seminarverwaltung bei uns im Hause zu erstellen, die die bisherige Verwaltung per Tabellenkalkulation zwecks übersichtlicherer Pflege und Auswertungsmöglichkeiten ablösen soll.

Soweit steht die Anwendung eigentlich, jedoch habe ich aktuell noch ein Problem mit den Teilnahmebestätigungen wie hier schon angedeutet.

Meine Tabellen haben derzeit folgenden Aufbau bzw. folgende Relationen zueinander:

Seminarverwaltung_Tbl_Beziehungen_01.png (27.14 KiB) 4884 mal betrachtet

Ich möchte pro Teilnehmer und Seminar die jeweilige Teilnahmebestätigung des Teilnehmers verknüpfen. Dazu müsste ich für die Teilnahmebestätigungen wohl eine eigene Tabelle anlegen, die ich dann mit den Tabellen Schulungen und Mitarbeiter verbinden muss.

Fragt sich nur wie?

Für die Erfassung nutze ich aktuell dieses Formular:

Seminarverwaltung_Teilnehmerbescheinigung_01.png (55.92 KiB) 4884 mal betrachtet

Im Prinzip soll es also so sein, dass ich die Seminarangaben mache, die Teilnehmer festlege, und rechts pro Teilnehmer dann die Teilnahmebestätigung als verknüpfte PDF hinterlegt.

Wie stelle ich das am besten an, oder bin ich mit dem Grundaufbau der Datenbank wieder einmal auf dem berühmten Holzweg?

Hylli

[RobertG]

Hallo Hylli,

was meinst Du mit *als verknüpfte PDF hinterlegt"?

Ich würde eine Abfrage erstellen, die die notwendigen Daten für die Teilnahmebescheinigungen aller Teilnehmer einer Veranstaltung enthält.

Bei den Tabellen fügst Du eine Tabelle "Filter" hinzu, in der die ID_Schulung für den aktuellen Datensatz geschrieben wird. Die Tabelle "Filter" muss nur einen Datensatz aufnehmen. Als Primärschlüssel reicht ein Feld "ID" als Boolean, bei dem "ID" gleich zu Beginn auf "True" gesetzt wird. Zusätzlich issteht dann dort das Filterfeld für "ID_Schulung".

In der oben genannten Abfrage steht dann als Bedingung

Code: Alles auswählen

... WHERE "ID_Schulung" = (SELECT "ID_Schulung" FROM "Filter" WHERE "ID" = TRUE)

Diese Abfrage ist Datengrundlage für einen Bericht, über den dann alle Teilnahmebescheinigungen in einem Rutsch ausgedruckt werden können.

Den Bericht startest Du über einen Button in dem Formular, der folgendes über ein Makro macht:
Auslesen des Feldes "ID_Schulung" aus der dem Formular zugrundeliegenden Tabelle "Schulungen"
Update der Tabelle "Filter" mit diesem Wert für "ID_Schulung"
Start des Berichtes für alle Teilnahmebescheinigungen.

Eine *.pdf-Datei musst Du nicht hinterlegen, weil Du die Daten bereits in Deiner Datenbank drin stehen hast.

Gruß

Robert

[hylli]

Hi,

soweit bin ich doch noch gar nicht! Meines Erachtens passt mein Tabellenaufbau derzeit noch nicht, den aktuell kann ich in meinem Formular einfach nur eine Teilnahmebestätigung für ein Seminar hinterlegen, nicht aber eine Teilnahmebestätigung pro Seminar und Teilnehmer!

Aktuell sähe es so aus:
Seminar -> 3 Teilnehmer -> 1 Teilnahmebestätigung

Ziel:
Seminar -> 3 Teilnehmer -> 3 Teilnahmebestätigungen (eben pro Teilnehmer!)

Erst muss ich das gelöst bekommen, dann kann ich ans auswerten gehen.

Hylli

[RobertG]

Hallo Hylli,

Du hast doch die Tabelle "rel_Schulung_Mitarbeiter". Darüber wählst Du die Mitarbeiter für die Schulung aus. Natürlich könntest Du ein Bild einer Teilnahmebescheinigung für jeden Mitarbeiter hinterlegen. Das kannst Du auch in dieser Tabelle speichern - nur wie willst Du das erstellen? Es wird auch nur für den aktiven Mitarbeiter aus dem Tabellenkontrollfeld angezeigt. Gehst Du z.B. auf Mayer, Marianne, so zeigt das Feld neben dem Tabellenkontrollfeld dann auch das entsprechende Bild an. Nur hat das eigentlich gar keinen Wert. Der Ausdruck erfolgt doch nicht aus dem Formular.

Eine *.pdf-Datei kannst Du in einem grafischen Kontrollfeld nicht darstellen.

Gruß

Robert

[hylli]

Das heisst, ich muss einfach das Feld "Teilnahmebescheinigung" in die Tabelle "rel_Schulung_Mitarbeiter" einfügen?

Ansonsten schreiben wir immer noch aneinander vorbei.

Bei der Auswertung der Datenbank war ich zwar im anderen Thread, hier aber noch nicht!

Hier geht es mir erst einmal um
a) den richtigein Tabellenaufbau für mein Vorhaben im Hinblick auf die Teilnahmebescheinigungen.
b) das richtige Steuerelement zu wählen, so dass die Teilnahmebescheinigungen nur als URL verknüpft werden
c) das Formular entsprechend aufzubauen/anzupassen.

Wenn das steht dann, ja dann geht es um die Auswertungsmöglichkeiten, z.B. wenn ich für einen Mitarbeiter eine Übersicht inkl. aller Bescheinigungen für einen bestimmten Zeitraum machen möchte, ...

Hylli

[RobertG]

Hallo Hylli,

Das heisst, ich muss einfach das Feld "Teilnahmebescheinigung" in die Tabelle "rel_Schulung_Mitarbeiter" einfügen?

Ja, wenn Du denn eine Teilnahmebescheinigung pro Person tatsächlich auf der Festplatte ablegst, dann kannst Du den Pfad an dieser Stelle abspeichern. Du brauchst dafür natürlich ein Textfeld in der Tabelle. Anzeigen kannst Du im Formular aber nur Bilder, nicht z.B. das Titelblatt einer *.pdf-Datei.

Gruß

Robert

[hylli]

Eine *.pdf-Datei kannst Du in einem grafischen Kontrollfeld nicht darstellen.

bzw.

Anzeigen kannst Du im Formular aber nur Bilder, nicht z.B. das Titelblatt einer *.pdf-Datei.

In meinem Formular oben, habe ich per grafischem Kontrollfeld ein PDF eingebunden.

Wie zu sehen, ist es zu sehen!

Mit LibreOffice 5.1.6.x hat das noch nicht so funktioniert, da blieb das Feld leer bzw. es war nichts zu sehen. Der Pfad bzw. die URL zum PDF war aber trotzdem in der Datenbank gespeichert.

Mit LibreOffice 5.4.x sieht das nun anders aus, da wird bei mir auch das PDF als Vorschau dargestellt.

Ich werde das jetzt auf jeden Fall mal testen, hoffentlich bekomme ich das hin.

Hylli

[RobertG]

Hallo Hylli,

Du hast Recht, da hat sich etwas getan:
Mit der Version 5.0 kam wohl hinzu, dass überhaupt andere Formate als Bildformate über das grafische Kontrollfeld auswählbar wurden. Vorher mussten andere Verknüpfungen über ein Dateiauswahlfeld und Makros der Tabelle hinzugefügt werden.
Mit der Version 5.3 schließlich taucht das *.pdf-Format als ein unterstütztes Format bei der Anzeige mit auf. Da muss ich doch einmal sehen, wie weit ich Anpassungen im Handbuch vornehmen muss.

Gruß

Robert

[hylli]

Hi,

das mit der Teilnahmebescheinigung funktioniert nun wie gewünscht, vielen Dank an der Stelle.

Hätte jetzt aber noch eine Frage, und zwar habe ich die Veranstaltungsorte und Seminarbezeichnungen in separate Tabellen mit Verknüpfung zur Tabelle Veranstalter "ausgelagert". Für die Pflege von Veranstaltungsorten und Seminarbezeichnungen habe ich hierzu separate Formulare erstellt.

Nun möchte ich in meinem Hauptformular die Veranstaltungsorte und Seminarbezeichnungen pro Veranstalter als Listenfeld einfügen, aber das will mir irgendwie nicht so richtig gelingen?!?

Aktuelle Tabellenbeziehungen mit den neuen Tabellen:

Seminarverwaltung_Orte_Bezeichnung.png (34.84 KiB) 4810 mal betrachtet

Aktuell bekomme ich immer alle Veranstaltungsorte und Seminarbezeichnungen unabhängig vom Veranstalter angezeigt, möchte aber nur die zum jeweiligen Veranstalter zugehörigen Veranstaltungsorte und Seminarbezeichnungen im Listenfeld anzeigen lassen.

Würde mich freuen, wenn man mir da nochmals jemand den entscheidenden Tipp geben könnte.

Hylli

[RobertG]

Hallo Hylli,

das Hauptformular wird ja wohl auf der Tabelle "Schulungen" basieren. Dort steht aber schon ein Veranstaltungsort drin, ebenso eine Bezeichnung.

Bei Deiner Konstruktion mit den Tabellen, die Du an "Veranstalter" anhängst, kannst Du jetzt einer Schulung mehrere Orte zuweisen und auch mehrere Seminarbezeichnungen. Den Mitarbeitern wird unklar, wohin sie gehen sollen - abgesehen davon, dass sich die Orte auch noch mit denen der Schulung widersprechen können.

Gruß

Robert