[gelöst] Noch ein Serienbriefproblem

[Pit Zyclade]

Ich liefere dir mal hier einen Musterserienbrief + Datenbank in Form einer zip-Datei.
Beide Dateien sichern, dann nach Geschmack umgestalten oder ergänzen.
Die Adressdatenbank enthält erfundene Beispieldatensätze und sollte in Base angemeldet werden
Im Serienbrief muß sie als Datenquelle ebenfalls verlinkt sein. Wenn es dazu Fragen gibt, dann melden.

Datenquelle_für_Serienbriefmuster.zip

in leeren Ordner sichern und entzippen

(20.35 KiB) 207-mal heruntergeladen

Du erkennst schon, dass ich für die "bedingten Texte" im Adressfeld und in der Anrede auf dasselbe Datenfeld (Spalte in der Abfrage) zugreife. In dieser Spalte habe ich Codes verwendet, die in Tabelle bei einer Bearbeitung erklärt sind (und auch hier mehrfach genannt wurden: 0 = Familie, 1 = Herr, 2 = Frau.)

[Emess]

Deine Datenbank hat 1. mal 2 Tabellen. "Adressen_Abfrage" und "Adressen".
In beiden hast du eine ID Welche wohl die jeweiligen Anreden definiert. Nur wo hast du die her.
In meiner Adressen.ods aus der ich die Datenbanken erstelle gibt es ja keine ID's muss ich die dann im Vorfeld erstellen.
Und wie weise ich die im Serienbrief zu? Das habe ich aus deinem Beispiel nicht erkannt
Mein Serienbrief soll so aussehen.

Herr oder Frau
Martin oder Martina Mustermann
Straße
plz Ort

Liebe/r Martin oder Martina

Da habe ich jetzt den Hänger

[miesepeter]

In meiner Adressen.ods aus der ich die Datenbanken erstelle gibt es ja keine ID's

Die aus Calc-Dateien (Anmeldung als Tabelle) erzeugten Datenbank-Dateien für die Verwendung bei Serienbriefen enthalten prinzipiell keine Primärschlüssel (vermutlich meinst du das mit IDs).
Eine Änderung der Datenquellen kann nur in der Calc-Datei vorgenommen werden, die Base-Datei ist nicht bearbeitbar. Diese ist trotzdem die "unmittelbare Datenquelle".

Du könntest (!) natürlich eine Base-Datei mit Primärschlüssel erstellen und die Calc-Tabelle dort hineinkopieren (das geht schon; man sollte aber schon genau wissen, wie man vorgeht...); die Base-Datei hätte dann einen Primärschlüssel und wäre auch bearbeitbar. Diese wäre die "alleinige Datenquelle" und die Calc-Datei diente hier eigentlich nur als eine Art von Datenmaterial zur "Eingabe" ähnlich wie ein Formular.

Die vorliegenden Vorschläge von Pit habe ich nicht angesehen, ich wollte nur allgemein auf das Problem eingehen.

Und wie weise ich die im Serienbrief zu?

Beachte hierzu die Anleitung für Einsteiger/Umsteiger aus Word: Serienbrief: Daten einer Calc-Tabelle als Datenbank anmelden
Ciao und viel Erfolg

[Pit Zyclade]

Oha. Erst langes Schweigen, dann so schnelle Dialoge...

Mein Wissen habe ich zum großen Teil von den Experten hier, von Miesepeter usw. (habe ein schlechtes Namengedächtnis seit meiner Kindheit und es wird im Alter logischerweise nicht besser).

Also du hast eine calc-Tabelle deiner Wahl. Kopiere sie mit str+C und füge sie mit strg+V in base unter Tabellen (nicht unter Formular...) in den leeren Bereich ein. Dann wirst du bei der Übernahme (am Ende aber erst) gefragt, ob du eine ID hinzufügen möchtest. Das mußt du bejahen! Dann hast du eine bearbeitbare Tabelle (!) in base.
Von dieser kannst du mit den eingebauten Assi eine Abfrage machen. Diese könntest du schon für den Serienbrief nutzen.

Ich persönlich habe mich mehrfach hier beraten lassen, wie man mit der eingebauten Programmiersprache SQL dann ganze Spalten von der einen Tabelle in eine andere übernehmen kann. So kann man sogar bestehende Tabellen aus calc heraus füttern. Aber das ist eine weitere Baustelle.

[Emess]

Ich habe so ca. 60 Adressen. Wenn ich die jetzt per c&p in base einfüge bekomme ich doch 60 ID's brauche doch aber nur 2 für männlein und weiblein. Wo kann ich dann das "When if" definieren?
Ich hoffe ich habe mein Problem richtig erklärt?

Von dieser kannst du mit den eingebauten Assi eine Abfrage machen. Diese könntest du schon für den Serienbrief nutzen.

Das muss ich mir man anschauen.

[Pit Zyclade]

Völliger Blödsinn. Jeder Datensatz erhält eine ID. Sonst kann man ihn ja nicht identifizieren.
Du meinst einen Code für männlich, weiblich. Der kann in jeder beliebig benannten Spalte stehen. Ich habe in meinem Beispiel "Anrede" genannt. (Ich muß aber noch mal nachprüfen, was ich hier gesendet habe, weil ich eben bemerkt habe, dass in meinem Duplikat irgendetwas faul ist! Code war wohl der richtige Name im Serienbrief. Aber irgendetwas ist in meinem Compi durcheinandergekommen...). Wenn du sowohl Anrede als auch Code als Spaltennamen hast, dann solltest du im Serienbrief natürlich die Spalte verwenden, in der die entsprechenden Codes für den bedingten Text drin sind.
Ich melde mich bald nachmal.

[Emess]

Ich habe die Datenbank mal so erstellt. Wie gesagt für jeden Datensatz ein ID also 64 ID's
Wie geht es mit dem Assi weiter

[Pit Zyclade]

Ich habe meine obige zip-Datei korrigiert und erneuert!
Das entscheidende Feld für den bedingten Text heißt wieder "Anrede" und ist in der Datenbank(tabelle) unbedingt "integer". Die Erklärung des Codes ist bei einer Tabellenbearbeitung auch sichtbar.

Jetzt funktioniert auch der "bedingte Text" problemlos.
Man kann die Felder im Brief gut erkennen, entweder wenn man Satz für Satz durchschaltet, oder wenn man einen Seriendruck in einzelne Textdateien veranlaßt.

Wenn jetzt noch Fragen sind, bitte nochmal fragen, nicht zögern. Morgen schau ich nochmal hier rein.

[miesepeter]

Wie geht es mit dem Assi weiter

Hallo @Emess,
das sieht schon mal nicht schlecht aus. Falls du die Originaldaten (Calc-Datei) noch hast, würde ich sie in Base so oder so ähnlich anlegen:
 

AlleMitglieder_Feldtyp.png (38.69 KiB) 2389 mal betrachtet

 
Wenn du bei der ID für AutoWert Nein definierst, dann kannst du die Calc-Datei einschließlich des Feldes Nr übernehmen (vorausgesetzt, eine Nr kommt nicht zweimal vor). Die Felder/Feldtypen der Base-Datei müssen jedoch schon zuvor angelegt worden sein...

Briefanrede/Anrede:
Das kann man so machen, um den Überblick zu behalten. Ich würde die Anreden aus dem Geschlecht ableiten. (Für die Anrede von divers gibt's im Internet schon einige praktikable Infos...)

Wie geht es mit dem Assi weiter

Jetzt kommt es drauf an, ob du tatsächlich den Abfrage-Assi benötigst oder ansonsten gleich aus der Tabelle deinen Serienbrief entwickelst. Ich würde die Abfrage dann erstellen, wenn z.B. ein Mahnschreiben wegen versäumter Beitragszahlung herausgehen soll (zur Dokumentation). Da eine Abfrage aber nur ein Filter ist, müsste man zur Dokumentation eigentlich darüber einen Bericht erstellen...

Du solltest prinzipiell bei Datenbankdateien mehr im Detail Bescheid wissen. Die jetzige Fragestellung - finde ich - geht über eine Beratung hier im Forum hinaus. Mit etwas mehr Wissen wirst du auch besser entscheiden können, ob für deinen Fall eine Calc-Datei oder eine Base-Datei nützlicher ist (Aufwand-Ergebnis). Erfahrungsgemäß leistet eine Calc-Datei bei relativ wenigen "Datensätzen" (bis zu ein paar Hundert) schon ihren Dienst... Soll aber eine regelrechte Vereinsverwaltung aufgebaut werden, wäre die Datenbank-Lösung wohl zu bevorzugen. Zu fragen wäre allerdings, ob es hier nicht Komplettprogramme gäbe, die eine relativ lange Einarbeitungszeit kompensieren könnten.

Um Abfragen und Berichte gründlich zu lernen, empfehle ich dir folgende Website
https://www.easy4me.info/open-office/modul-5/
Die Schulungsunterlagen sind kostenlos, lediglich die PDFs lassen sich (mit den üblichen Mitteln... ) nicht bearbeiten oder ausdrucken, man kann sie jedoch begleitend zur Arbeit mit den Base-Dateien gut lesen. Alle dort vorhandenen Anleitungen sind sehr gut verständlich (da für Schüler:innen entwickelt).

Ciao und viel Erfolg!

EDIT
Beachte hier auch die sehr informative (noch existierende) ooo-Wiki-Seite mit folgenden Links:
http://www.ooowiki.de/SerienBrief.html
Auf dieser Seite wird im Seriendokument die Anrede nach Geschlecht gut nachvollziehbar entwickelt:
www.ooowiki.de/SerienBrief.html#Versteckter_Text
http://www.ooowiki.de/SerienBrief.html# ... ter_Absatz

[Pit Zyclade]

Deine Datenbank hat 1. mal 2 Tabellen. "Adressen_Abfrage" und "Adressen".

Nein. Ich habe nur eine "Tabelle" und eine "Abfrage" mit einer Tabellenstruktur.
Da meine Erfahrung mit Serienbriefen auf Abfragen beruht, die von mehreren Tabellen zugleich gespeist wurden, habe ich "Serienbriefmuster.odt" an einer Abfrage verlinkt und gespeist. In unserem Beispiel besteht die Abfrage nur aus dem Inhalt einer Tabelle. Da könnte man natürlich gleich zur Tabelle verlinken.

In beiden hast du eine ID Welche wohl die jeweiligen Anreden definiert.

Die IDs sind nur für die Struktur in base unersetzbar, wenn man die Tabelle oder Abfrage bearbeiten will.
Natürlich kann man beim Überführen einer calc-Tabelle gleich eine vorhandene "Satznumerierung" nutzen, aber das lag bei mir nicht vor. Also habe ich bei der Überführung eine automatische ID-Generierung vorgenommen.
Die ID dient nicht den jeweiligen Anreden!

IDs müssen ganzzahlig und eindeutig sein (meines Wissens).

Die Felder, die den bedingten Text steuern, sind bei mir die Codes in der Spalte "Anrede", die ebenfalls von der Art "integer" ist. Alternativ geht das wohl auch mit Text. Das wurde dir ja von miesepeter beispielhaft erklärt.(Er ist Experte)