LibreOffice-Forum

Hallo in die Runde,

ich beiße mir leider gerade an einer Aufgabe die Zähne aus, die ich anfangs für recht unkompliziert eingeschätzt hatte:

Ich möchte für meine Firma einen Briefkopf so umbauen, dass die Felder im Briefkopf (Angaben zu Adresse, Sitz, Steuernummer, Geschäftsleitung usw.) aus einer Datenbank (o.ä.) im Netzwerk "fremdversorgt" werden. Wir haben das Problem, dass sich jede Abteilung "Musterbriefe" händisch als Dateien abspeichert und bei generellen Änderungen im Briefkopf dann das Risiko besteht, dass bei Verwendung alter Dokumente auch alte Briefköpfe im Umlauf sind, weil ein Mitarbeiter nicht daran denkt, die Änderungen auch da vorzunehmen. Daher der Wunsch nach "Variablen" in den Dokumenten, die sich immer mit dem aktuellen Briefkopfdaten versorgen. Im Idealfall änderungsgeschützt. Es soll also eine ott-Datei geben, die als Muster verteilt wird. Wenn die Mitarbeiter daraus Dokumente mit eigenem Text erstellen und lokal abspeichern, soll trotzdem ein stets aktueller Briefkopf gewährleistet sein durch die Variablen und deren Datenquelle im Netzwerk.

Soweit die Theorie. AutoText scheidet ja aus, da dieser ja immer erst vom Mitarbeiter eingefügt werden müsste, oder? Ich hatte gehofft es mit Feldbefehlen hinzubekommen, aber es scheitert daran, dass ich keine individuellen Feldbefehle anlegen kann, die automatisch wie z.B. "Datum" funktionieren, sondern es immer nur so eingefügt wird, dass es im Abschluss vorm Drucken den Serienbriefassistent verursacht - dies soll so nicht sein.

Der Wunsch ist es, das Dokument so zu bauen, dass es als herkömmliche Vorlage für die Mitarbeiter genutzt werden kann, ohne dass diese aktiv etwas tun müssen, außer jeweils Ihren Text einzufügen.

Ich hoffe auf einen Denkanstoß bzw. Lösungsansatz, gern auch Links zu bestehenden Beiträgen, die hier weiterhelfen und die ich bei meiner bisherigen Suche übersehen habe. Vielen Dank schon einmal für die Bemühungen.

Viele Grüße
Michael

und eine Datenbank, die dann alle nutzen?

Hallo Michael,
zunächst folgenden Hinweis über Dokumentvorlagen und deren Vererbung: http://www.ooowiki.de/FormatVorlagen.html

Für dein Vorhaben ist eine Datenbank nicht geeignet. Für, in der Regel, gleichbleibende Angaben zum Absender oder sonstigen Angaben eignen sich

• neben den Benutzerdaten unter Extras/Optionen.../LibreOffice

• besonders Benutzerdefinierte Eigenschaften unter Datei/Eigenschaften...gemäß Screenshot

Micha_VRER hat geschrieben: ↑

Di 28. Nov 2017, 09:45

Wenn die Mitarbeiter daraus Dokumente mit eigenem Text erstellen und lokal abspeichern,

In einem Betrieb wäre dies nicht unbedingt hilfreich.

Ich gehe davon aus, dass Dokumentvorlagen auf Betriebssystemebene gegen Änderungen von Dritten geschützt werden können.

Danke erst einmal für die umfangreiche Antwort. Es ist durchaus gewollt, dass Abteilungen eigene Dokumente und Vorlagen abspeichern sollen. Mir geht es nur darum, einen stets aktuellen, zentral änderbaren Briefkopf zu haben, der auch bestehende Dokumente bei Wiederverwendung aktualisiert. Meinen Überlegungen nach wäre dies doch nur über eine zentrale Datenbank möglich, die immer bei Dokumentenaufruf die entsprechenden Felder füllt? Das muss zwingend zentral gesteuert werden können, der Aufwand in jeder Office-Installation Benutzervorgaben zu pflegen ist leider nicht darstellbar. Oder gibt es global durch eine Administration steuerbare Vorgaben für Dokumente?

Oder ist es doch irgendwie möglich, individuelle Datenbankfelder einzubinden OHNE das über Serienbrief zu machen, also ähnlich dem Feldbefehl "Datum"?

Viele Grüße
Michael

Benutzerdefinierte Eigenschaften wäre ja genau das, was ich suche. Aber es vererbt sich nicht bzw. wie will ich später bestehende Dokumente nachträglich erreichen? Ich müsste dann ja in JEDEM Dokument diese Eigenschaften wieder ändern, oder?

Unser Problem ist wie so oft der Faktor Mensch: Bisher gab es auf einem Gruppenlaufwerk eine schreibgeschützte .ott, die wir immer geändert haben. Leider haben sich Mitarbeiter diese lokal als odt abgespeichert und bei gleichbleibenden Briefen immer wieder ihre eigenen "Muster" verwendet. Natürlich gäbe es auch dafür Textvorlagen oder Bausteine, diese ließen sich auch zentral ablegen... aber dann scheitert es wieder an den "DAUs"... sie wollen es so simpel wie möglich und weigern sich behaarlich, einmal eingeschlagene Trampelpfade zu verlassen.

Durch einen Firmenzusammenschluss wäre jetzt die einmalige Möglichkeit, hier ein neues Vorgabedokument zu implementieren. Mir läuft aber leider die Zeit weg und nun scheint auch die Umsetzung fraglich. Wo legt Libre die Benutzerdefinierten Eigenschaften eigentlich ab? Käme man hier mit relativen Pfaden auf ein Netzlaufwerk vielleicht weiter?

Über Hilfe wäre ich sehr sehr dankbar.

Grüße, Michael