LibreOffice-Forum

Ich führe eine recht detaillierte, mehrblättrige tabelle (blatt=monat, tag=zeile; zusatzzeilen; deckblätter für jahr und berechnungen) als stunden- und projektliste.
Gelegentlich brauche ich auszüge daraus (bislang manuell mit unbefriedeigendem ergebnis kopiert), die ich gerne in einem weiteren tabellenblatt generieren möchte, nach ungefähr folgendem schema (was ich jetzt hier ganz naiv als gedankenablauf beschreibe, keine ahnung wie ich das umsetzen soll)

In diesem neuen tabellenblatt gib es zwei felder für beginn und ende. Das gibt den zeitrahmen für den auszug an. Ein(e) funktion/ein makro/ein-was-weiß-ich soll meine tabellenblätter durchgehen (dort jede zeile ein tag) und nur die zeilen kopieren, in denen die arbeitsstunden nicht 0,0 sind, und dann aus der zeile möglichst nur datum und stundenzahl.

Am liebsten wäre mir wenn diese funktion nur auf anforderung ausgeführt würde, nicht jedesmal wenn ich die tabellen öffne. Das ergebnis soll ein neues tabellenblatt sein, die je zeile datum/stundenzahl zum gewünschten zeitraum auflistet. Ich möchte damit weitere berechnungen vornehmen.

Ich wäre dankbar für hinwiese wie ich diese sache überhaupt angehe.

Danke.

Mein erster Eindruck deiner Beschreibung: Ein klarer Fall für eine Datenbank. Deine Calc-Tabelle könntest du dafür ja auch in Base als Datenbank einbinden. „Zuständig in dem Fall ist der Bereich LibreOffice Base“.

Ein anderer Lösungsansatz wäre der Einsatz von Filtern zur Eingrenzung auf einen bestimmten Zeitbereich und auf positive Stundenzahlen. Ergebnisse wären in dem Fall allerdings die kompletten Datensätze, also die Zeilen der Tabelle.

Vielleicht kommen andere Leute noch auf andere Lösungsansätze, aber ich denke, du solltest dich erst mal für die grundsätzliche Ausrichtung entscheiden: Basegestützte oder reine Calc-Lösung.

Gruß
lorbass

Hallo michaa7,

ohne Deine Ausgangsdaten und die Art der gewünschten Auszüge genauer zu kennen, kann ich Dir nur allgemeine Hinweise geben.

Soviel allerdings schon: Deine jetzige Struktur mit einer Tabelle pro Monat ist schlecht geeignet, wenn nicht auch alle Deine Auszüge jeweils auf einen Monat begrenzt sind. Besser ist die Erfassung der Ausgangsdaten fortlaufend. Die jetzigen Monatsdaten sollten bereits Auszüge sein.

Bei mir sieht das so aus: ich habe mehrere Kunden, jeweils mit mehreren Projekte, und da dafür rechne ich Stunden und Spesen ab. Als Auszüge will ich Stunden- und Spesenzettel pro Monat, pro Kunde, pro Projekt.

Ich erfasse die Stunden für alle Kunden, alle Projekt in einem einzigen Datenblatt fortlaufend (nicht eines pro Monat, sondern über Monatsgrenzen hinweg). Ebenso die Spesen, die aber in einer separaten Tabelle.

Die Stundenzettel sind eine einfache Tabelle, in die ich eingeben kann, für welchen Zeitraum, welchen Kunden und welches Projekt der Stundenzettel erstellt wird. Der Stundenzettel enthält dann eine Zeile pro Tag (egal ob an diesem Tag tatsächlich Stunden angefallen sind oder nicht). Für jeden Tag wird die Summe der angefallenen Stunden für diesen Kunden und dieses Projekt ausgewiesen (oder die Zeile bleibt leer, wenn nichts war). Das geht sehr einfach mit der Funktion =SUMMENPRODUKT().

Bei den Spesen mußte ich das anders lösen, da hier pro Tag eine variable Anzahl von Zeilen erforderlich ist (es kann ja mehrere Positionen am Tag geben). Dafür benutze ich Daten>Filter>Spezialfilter mit Ausgabe in ein anderes Sheet (unter "Einstellungen"). Das ist etwas schwieriger (braucht mehr EInarbeitung), funktioniert aber nach längerem Basteln jetzt gut.

Für mich reicht das, auch ohne Datenbank. Wenn Du allerdings kompliziertere Reports brauchst, wird es irgendwann in Calc zu umständlich.

Grüße
Gerhard

Danke euch beiden, ich überfliege eure antworten gerade bevor ich schleunigst los muß. Ich werde sie heute abend genauer nachvollziehen.

Zusatzfrage:
Wäre irgend eine funktion/ein makro machbar das inhaltlich soetwas macht wie "copy diese zeile wenn eintrag zeilenzelle >0" ? Die kopie sollte in jeweil der nächsten freien zeile der Auszugstabelle landen.

Aber ok, werde später erstmal eure vorschläge durchgehen.

Michael

lessger hat geschrieben:Hallo michaa7,
...Dafür benutze ich Daten>Filter>Spezialfilter mit Ausgabe in ein anderes Sheet (unter "Einstellungen"). Das ist etwas schwieriger (braucht mehr EInarbeitung), funktioniert aber nach längerem Basteln jetzt gut....

Das hört sich interessant an, das schaue ich mir an.

Im grund kam das problem dadurch auf, dass ich aus übersichtsgründen teile mehrerer monatsblätter in ein writer dokument kopiert habe, dort leere zeilen und unerwünschte reihen gelöscht habe. Dabei habe ich 1) mehrfach in die tischplatte gebissen, weil das ganze im grund ein formatierungsdesaster darstellt (irgendwo war zwar dieses "seitverhältnis beibehalten" häckchen gesetzt, was dennoch nicht das gewünschte bewirkte. Und zieht man einmal an der ecke hat man irgendeine nicht nachvollziehbare schriftgröße), 2) ist passiert was passieren muß, die oberste zeile wurde verschluckt, in zwei von 4 kopierten monatsblättern, was im ergebnis zu mehr verwirrung bei adressaten, nicht zu mehr übersichtlichkeit geführt hat.

Daher, nichts wird umkopiert, irgendwie muß das automatisiert werden.

EDIT:
Ok, die sache mit dem filter ist vielleicht ein brauchbarer kompromis. AQber einiges habe ich nicht verstanden:
Wenn einen filter auf ein tabellenblatt anwende, was passiert da eigentlich falls ich spreichere, ist der rest dann weg? Oder kann man den ein *und wieder ausschalten*? Ich habe bis jetzt nach dem anwenden immer "ctrl-z" ausgeführt.

Hallo michaa7,

Ok, die sache mit dem filter ist vielleicht ein brauchbarer kompromis. AQber einiges habe ich nicht verstanden:
Wenn einen filter auf ein tabellenblatt anwende, was passiert da eigentlich falls ich spreichere, ist der rest dann weg? Oder kann man den ein *und wieder ausschalten*? Ich habe bis jetzt nach dem anwenden immer "ctrl-z" ausgeführt.

Nein, die Daten sind nicht wirklich weg, nur unsichtbar. Die kommen wieder, wenn man den Filter wieder ändert. Spezialfilter mit Ausgabe in ein anderes Sheet ändert zudem die Darstellung in der gefilterten Tabelle überhaupt nicht, sondern es werden die ausgewählten Zeilen in ein anderes Sheet kopiert.

Ich brauchte letztlich zwei Stufen, einmal Filtern mit Ausgabe in eine Zwischentabelle (damit werden die benötigten Zeilen ausgewählt). Aus dieser Zwischentabelle werden dann die Daten für die eigentliche Drucktabelle (also z.B. die Spesenabrechnung für den Kunden) geholt. Dadurch können nicht benötigte Spalten unterdrückt werden, Berechnungen gemacht werden (z.B. Währungsumrechnung), Zusatzinformationen beigefügt werden, Formatierung angebracht werden etc.

Grüße
Gerhard

lessger hat geschrieben:...
Nein, die Daten sind nicht wirklich weg, nur unsichtbar. Die kommen wieder, wenn man den Filter wieder ändert.

Ok, das ist gut.
Nur wie ändere ich den filter wieder. Ich bin folgendermaßen vorgegangen: Ich habe einen bereich des tabellenblatts ausgewählt, dann daten/filter/standardfilter, dort "spalteX > 0"; ok; ->ansicht wie gewünscht. Am oberen rand des ausgewählten bereichs gab es eine schwarze verdickung. Aber ich habe nichts gefunden wie ich diese(e) filter(ansicht) wieder rückgängig mache. Wie geht das?

lessger hat geschrieben:Spezialfilter mit Ausgabe in ein anderes Sheet ändert zudem die Darstellung in der gefilterten Tabelle überhaupt nicht, sondern es werden die ausgewählten Zeilen in ein anderes Sheet kopiert.

Dass die ursprungstabelle sich nicht ändert habe ich auch festgestellt, aber die kopierte tabelle enthielt neben brauchbaren daten viel schrott, insgesamt unbrauchbar. Ich habe das mehrfach versucht und nicht verstanden was ich falsch mache. Nen Tipp?

Danke!

Nur wie ändere ich den filter wieder. Ich bin folgendermaßen vorgegangen: Ich habe einen bereich des tabellenblatts ausgewählt, dann daten/filter/standardfilter, dort "spalteX > 0"; ok; ->ansicht wie gewünscht. Am oberen rand des ausgewählten bereichs gab es eine schwarze verdickung. Aber ich habe nichts gefunden wie ich diese(e) filter(ansicht) wieder rückgängig mache. Wie geht das?

• Unter "Daten>Filter>Filter zurücksetzen" kannst Du den Spezialfilter wieder ganz entfernen.
• Oder Du änderst die Filterkriterien so, daß sie von allen Zeilen erfüllt werden

Dass die ursprungstabelle sich nicht ändert habe ich auch festgestellt, aber die kopierte tabelle enthielt neben brauchbaren daten viel schrott, insgesamt unbrauchbar. Ich habe das mehrfach versucht und nicht verstanden was ich falsch mache. Nen Tipp?

Wie meinst Du das?

Für eine Anleitung zum Spezialfilter siehe hier.

In den kopierten Daten sollte nur Zeilen aus Deiner gefilterten Tabelle stehen. Wenn da also Schrott steht, müßte der auch schon in der Ausgangstabelle sein. Wenn Du in Deinen Auszügen nicht alle Spalten der Ausgangstabelle brauchst, kannst Du in einem weiteren Tabellenblatt dir aus der Zwischentabelle nur die Daten holen, die Du brauchst.

Also: Ursprungstabelle -> per Spezialfilter selektierte Zellen in die Zwischentabelle. Ein dritte Tabelle (Auszugstabelle) holt sich über einfache Zellverweise die benötigten Werte aus der Zwischentabelle Zwischentabelle


Grüße
Gerhard

egsel hat geschrieben:Hallo Michaa,
für Deine Aufgabe wäre doch eine "Pivot-Tabelle" ...

Hab' ich mir nun angeschaut, zugegebenermaßen nur überflogen. Mein erster eindruck, ja das könnte klappen, nein das wird nicht klappen weil meine daten nicht so vorliegen wie sei vorliegen müssten, kann sein dasss es klappt, aber dazu müsste ich mich drei tage mit dieser doku auseinander setzen, viele fehler machen, diese korrigieren lassen ...

Danke, werde ich *vor* dem erstellen einer neuen tabelle nochmals konsultieren, aber für meine gegenwärtiges problem ist das zu aufwendig und führt zuweit weg.

lessger hat geschrieben:...

• Unter "Daten>Filter>Filter zurücksetzen" kannst Du den Spezialfilter wieder ganz entfernen.

Wäre zwar schöner man könnte das über einen schaltknopf in der seitenleiste an und ausschalten, aber damit kann ich erstmal leben.
Ich habe im übrigen *nicht* spezialfilter ausgewählt, sondern standard. Damit bin ich recht schnell zum gewünschten ergebnis gekommen, auch wenn ich es unschön finde, dass der von mir vorgegebene auswahlbereich zwangsweise erweitert wird ( ich arbeite in den blättern mit kontrollsummen, die ich gern ausgespart hätte. Ist aber nicht das problem.
Ärgerlicher ist, dass ich einen filter nicht auf mehrere blätter anwenden kann ohne jedesmal alles neu einzugeben. Die bereiche sind immer die gleichen (A3- AA33), das filterkriterium immer das gleiche (Spalte E > 0).

Spezialfilter ließen sich im gegensatz zu standardfiltern offenbar benennen, nur finde ich da nicht wie ich überhaupt filterkriterien erstelle, schon gar nicht geht das so einfach wie mit den standardfiltern.

Wie auch immer, mit dem ergebnis der nun mühsam händisch erstellen ansichtsfilter kann ich leben. Pro monatsblatt habe ich das nun recht übersichtlich. Das würde ich gerne manuell in eine neue tabelle *kopieren*, was jedoch nicht funktioniert, weil beim kopieren wohl bezüge verloren gehen und daher berechnungen zu "err:" in den meisten zellen führen. Gibt es keine möglichkeit tabelleninhalte so zu kopieren, dass eben die berechneten inhalte kopiert werden (mit verlust der bezüge und formeln), zu deutsch es werden nur ergebnisse kopiert. Geht das?EDIT:(erledigt)

In den kopierten Daten sollte nur Zeilen aus Deiner gefilterten Tabelle stehen. Wenn da also Schrott steht, müßte der auch schon in der Ausgangstabelle sein. ...

Ich gehe davon aus, dass der "schrott" dadurch entsteht, dass ich nicht nur zusätzliche kontrollsummenfelder habe, sondern unter der tabelle auch noch berechnungen anstelle.

Wie auch immer, mein gegenwärtiges problem, ein paar monatsdaten übersichtlicher zusammen zu fassen wäre gelöst, wenn es mir gelänge, die gefilterten monatsblätter mit seinen *berechneten* inhalten zu kopieren. Damit wäre mir sehr geholfen.

Alles andere liefe darauf hinaus, meine gesamte stundenlistenmappe neu zu bauen. Das mag zukünftig notwendig werden, hier möchte ich es möglichst vermeiden.

Also, ist das noch bestehende kopierproblem lösbar?

EDIT:
Ok, ich habe es herausgefunden: Wenn ich im einfügedialog unter "inhalte einfügen" "text, zahl, datum-zeit, formatierungen" auswähle erhalte ich was ich derzeit brauche. In soweit ist das problem gelöst.

Danke an alle beteiligten. Die weitergehenden lösungsansätze werde ich mir bei einer neuen liste zu gemüte führen.