Kundendaten sinnvoll übertragen

[Syradon]

Hallo zusammen,

ich bin neu hier und habe folgendes Problem:

Ich habe bisher eine Liste unserer Kunden in Tabellenform gepflegt, weil dies für eine schnelle Übersicht ausreichte. Aber wegen der Anzahl an Kunden und eventueller zweifach Einträge weil zwei Verträge in einer Kategorie auf einen Kunden laufen möchte ich gerne unsere Tabelle in eine base Datenbank übernehmen um die Last etwas zu mindern und die Übersicht zu verbessern. Dabei hatte ich mir das folgendermaßen gedacht:

- Bestehende Tabelle gescheit übertragen -> keine gescheite Lösung gefunden.
- 1 Kundentabelle mit allen Kundendaten wie Anschrift etc. und dann für jede der momentan 4 Vertragskategorien eine weitere Tabelle mit den entsprechenden Anbietern, Tarifen etc.
- Ein Formular zum eingeben neuer Kundendaten, wo zeitgleich ermöglicht wird durch Unterformulare(über die 4 Zusatztabellen) die bestehenden Verträge einzupflegen, auch mehrere in einer Kategorie/Tabelle.
- Besteht die Möglichkeit ein Suchfeld einzubauen, oder muss man immer auf Suche klicken, bzw. eine Abfrage nebenbei am laufen haben um zu schauen ob ein Kunde bereits angelegt ist?
- Als letztes hätte ich gerne noch eine Abfrage, in der alle Verträge angezeigt werden, die momentan kurz vor dem auslaufen stehen. Gbit es hier eine Formel wie in calc, womit ich das Startdatum mit dem heutigen vergleichen kann um dann die Restlaufzeit in Monaten herauszubekommen, welche ich dann filtern kann?

Alles in allem sollten die Punkte wahrscheinlich leicht zu erfüllen sein, aber irgendwie stolper ich immer wieder über Fehlermeldungen. Kann mir hier wer helfen?

[gogo]

Ich habe bisher eine Liste unserer Kunden in Tabellenform gepflegt,

Ein-Benutzer System? oder mehrere Benutzer?

- Bestehende Tabelle gescheit übertragen -> keine gescheite Lösung gefunden.

Klärt man erst, wenn die Datenbank feststeht

- Ein Formular zum eingeben neuer Kundendaten, wo zeitgleich ermöglicht wird durch Unterformulare(über die 4 Zusatztabellen) die bestehenden Verträge einzupflegen, auch mehrere in einer Kategorie/Tabelle.

Warscheinlich brauchst Du nur eine Zusatztabelle, in der es ein Feld "Kategorie" gibt, dort trägst Du ein welche Vertragsart es ist.

- Besteht die Möglichkeit ein Suchfeld einzubauen, oder muss man immer auf Suche klicken, bzw. eine Abfrage nebenbei am laufen haben um zu schauen ob ein Kunde bereits angelegt ist?

Wenn der "Kunde" ein eindeutiges Kennzeichen hat kein Problem - fast jede Datenbank unterstützt "UNIQUE"-Felder.

- Als letztes hätte ich gerne noch eine Abfrage, in der alle Verträge angezeigt werden, die momentan kurz vor dem auslaufen stehen. Gbit es hier eine Formel wie in calc, womit ich das Startdatum mit dem heutigen vergleichen kann um dann die Restlaufzeit in Monaten herauszubekommen, welche ich dann filtern kann?

Kann man mit "DATE_ADD" oder "DATE_SUB" und NOW() realisieren.

[Syradon]

Hallo gogo,

aktuell ist das System nur von mir in Benutzung. Mehrere Benutzer gleichzeitig wäre eher auf die Zukunft gesehen nützlich. Was muss ich beachten, wenn ich die Datenbank gleich für mehrere bearbeitbar machen will?

Mit der Zusatztabelle zur Festlegung der Vertragsart mach ich dann auf 4 Zusatztabellen eine in der dann alle Vertragsarten stehen, richtig?

Was meinst du mit "eindeutiges Kennzeichen"? Ich habe bisher einfach immer nach dem Nachnamen verglichen. Dann bin ich einfach die eventuell mehrfach vorhandenen Einträge durchgegangen und hab geschaut ob das der entsprechende Kunde ist. Macht das Sinn dies bei der Datenbank auch zu belassen, oder ist es hier sinnvoller direkt nach Vor und Nachname zu prüfen? Ich nehme an für die Automatisierung ist das einfach?

[gogo]

Was muss ich beachten, wenn ich die Datenbank gleich für mehrere bearbeitbar machen will?

Dass die in Base integrierte HSQLDB dies out of the box nicht zulässt, und Du daher in diesem Fall in Deinem LAN irgendwo einen Datenbankserver brauchst. Das kann jeder PC sein, aber auch die meistne NAS können das.

Mit der Zusatztabelle zur Festlegung der Vertragsart mach ich dann auf 4 Zusatztabellen eine in der dann alle Vertragsarten stehen, richtig?

Ja, das macht Sinn.

Was meinst du mit "eindeutiges Kennzeichen"? Ich habe bisher einfach immer nach dem Nachnamen verglichen. Dann bin ich einfach die eventuell mehrfach vorhandenen Einträge durchgegangen und hab geschaut ob das der entsprechende Kunde ist. Macht das Sinn dies bei der Datenbank auch zu belassen, oder ist es hier sinnvoller direkt nach Vor und Nachname zu prüfen? Ich nehme an für die Automatisierung ist das einfach?

Ein Nachname alleine ist in der Regel kein eindeutiges Kennzeichen- Du könntest z.B. keine 2 Datensätze "Müller" erfassen wenn Du einen "Peter" und einen "Klaus" unter Vertrag hast. Aber wenn's dumm hergeht, dann kannst Du einen "Peter Müller" und einen "Müller Peter" sowie einen "Mueller Peter", einen "Müller Peter" und einen "Müller, Peter" erfassen - die sind alle aus Sicht einer Datenbank eindeutig.
Es wäre kein wirklich großes Problem Datensätze beim Tippen zu filtern.

[Syradon]

Ah ja wegen der Eindeutigkeit hab ich mich nochmal schlau gemacht. Da kann man besser eine ID Nummer vergeben lassen für den Datensatz, richtig? Weil wenn ich dann Müller eingebe und einen Peter Müller mit der ID 1 habe, dann bekommt dieser Klaus Müller halt die ID 2. Wenn ich dann nach Müller suche bekomm ich beide angezeigt.
Wenn ich bedenke das ich vor über 10 Jahren mal in der Ausbildung was über Access gelernt habe, dann ist es wirklich erstaunlich wieviel ungenutztes Wissen doch verloren geht. Damals erschien mir das irgendwie leichter.