Tabelle für Adressliste rational erstellen

[easyisi]

Geehrte Freunde des freien Schreibprogrammes!

Ich bin neu in der Welt der Foren, und bitte um Hilfe bei meinem Serienbriefprojekt. Das Prinzip habe ich nach einigem lesen hier verstanden, die ersten TestSerienbriefe erfolgreich erstellt. Wenn nun aber wie in meinem Beispiel, aus einer langen Liste von einerWebsite:

Website:

Website.JPG (92.78 KiB) 5917 mal betrachtet

erst eine Adressliste erstellt werden muss, so ist das manuell:

Manuell:

Manuell.JPG (171.84 KiB) 5917 mal betrachtet

sehr langwierig. Deshalb möchte ich die Tabelle von der Website in eine verwandeln, welche ich nach Spalten benannt in den Serienbrief einbinden kann. HTML in eine nach Spalten geordnete Tabelle zu kopieren, gelingt mir aber nur so:

odt:

odt.JPG (151.42 KiB) 5917 mal betrachtet

Bitte: Wie geht es besser?

[miesepeter]

Hallo großer Künstler,

ich habe mir mal die Originaldatei angesehen, das ist das Mindeste, was du eigentlich hättest nennen sollen. Ich kam per Suche auf folgende Adresse:
http://www.spitzenverbaende.arbeitsamt. ... ml?iframe=

Diese Aufstellung enthält wohl so um die einige (!) Tausend Adressen. Das Problem ist, dass die Adressen in Tabellenzellen vorhanden sind, wohl mit einer erzwungenen Zeilenschaltung getrennt. Erschwerend kommt hinzu, dass die Tabelle zwei Spalten besitzt.

Zielsetzung:
Alle Adressbestandteile in je einer Zelle abbilden, in einer Spalte konzentrieren, dann für die Adressdatenbank vorbereiten.

• Alle Zellen der Ausgangstabelle markieren
  • Markiere die ersten paar Buchstaben des ersten Eintrags, lasse markiert!
  • Scrolle nach unten, halte die Umschalttaste gedrückt, klicke das letzte Zeichen des letzten Eintrags:
    Die gesamte Tabelle sollte markiert sein
• Nach Calc übertragen und richtig "einsortieren"
  • Füge die kopierten Werte nach Calc ein, jedoch wie folgt:
    Menü Bearbeiten > Inhalte einfügen > Unformatiert
  • Die einzelnen Adressbestandteile sind jetzt in Calc eingefügt, pro Zelle ein Bestandteil
    Problem: vereinzelt sind Adressbestandteile in Spalte B vorhanden, die entsprechende Zelle in Spalte A ist leer.
• Einträge von Spalte A und B auf eine Spalte vereinheitlichen
  • Benutze hierzu folgende Formel, es wird angenommen, die Adressbestandteile beginnen in Zelle A1, andere Adressbestandteile befinden sich in Zellen von Spalte B, wobei immer nur je eine Zelle von Spalte A oder B über einen Inhalt verfügt.
  • Füge in Zelle C1 folgende Formel ein und ziehe diese Formel bis zum letzten Eintrag (ca. Zeile 190740 !) hinunter:
  • =WENN(A1 <>"";A1;WENN(B1<>"";B1;""))
    oder
    =A1&B1
• Wenn alles richtig gemacht wurde, dann hast du jetzt alle Daten in nur einer Spalte (Spalte C), jedes Element ist eindeutig bestimmbar als Firmenname1; Firmenname2; Straße Nummer; PLZ Ort

Die Adressen sind jeweils in 5 Zeilen vorhanden. Sie werden mit je einer "Leerzelle" getrennt.

In der nächsten Hilfsspalte (Spalte D) schreibst du die Zahlen von 1 bis 5 und wiederholst dieses bis zur letzten Zeile. Wiederholung z.B. so: markiere Zellen mit den Werten 1-5, drücke die STRG-Taste und ziehe mit dem Cursor (Ausfüllcursor) nach unten... Achtung! Du musst kontrollieren, ob die Zahl 1 immer auch mit dem ersten Eintrag "Firmenname" übereinstimmt! Hier hatte ich jedenfalls eine Abweichung!

• Füge am Anfang des Tabellenblatts eine Zeile ein und benenne die Spalte D in Zelle D1 mit einer Spaltenüberschrift, z.B. Nummer.
• Markiere Spalte D und rufe (Menü Daten > Filter > Autofilter) auf. Neben der Spaltenüberschrift erscheint ein Pfeilchen, das jetzt auch die Nummern 1-5 enthält. Du wählst Nummer 1.
• In Spalte C erhältst du alle ersten Zeilen der Adressen; die kopierst du auf das nächste Tabellenblatt, und zwar ab Zelle A2. In A1 schreibst du z.B. Firmenname1.
• Du wiederholst das mit den anderen 3 Möglichkeiten (Zahl 5 ist ja prinzipiell leer...).

Und schon hast du eine optimale Vorlage für einen Serienbrief.

Ciao und viel Erfolg

PS: Vielleicht kann noch jemand beschreiben, wie man statt des Herunterziehens einer Formel einfach einen Bereich markiert und die Formel oder die Zahlenreihe dann für den ganzen markierten Bereich einfügt. Ist mir momentan leider nicht bekannt, ich glaube aber, dass das schon geht...
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Ausprobiert mit: AOO 4.0.0 unter LinuxMint13-32 Mate

[lorbass]

Vielleicht kann noch jemand beschreiben, wie man statt des Herunterziehens einer Formel einfach einen Bereich markiert und die Formel oder die Zahlenreihe dann für den ganzen markierten Bereich einfügt.

Gesagt – getan:

Variante 1

1. Eine oder mehrere Zellen (z.B. C2) selektiern;
2. Die Zelladresse (z.B. C2) im Namenfeld (links neben der Schaltfläche f(x)) der Rechenleiste manuell zum Zielbereich (z.B. zu C2:C2001) ergänzen;
3. den so selektierten Zellbereich mit Bearbeiten → Ausfüllen → unten ausfüllen.

Variante 2

1. Inhalt einer oder mehrerer Zelle(n) (z.B. C2) mit Strg+C in die Zwischenablage kopieren;
2. Die Zelladresse (z.B. C2) im Namenfeld (links neben der Schaltfläche f(x)) der Rechenleiste manuell zum Zielbereich (z.B. zu C2:C2001) ergänzen;
3. Inhalt der Zwischenablage mit Strg+V in den selektierten Zellbereich kopieren.

Gruß
lorbass

[miesepeter]

Gesagt – getan: ...

Vielen Dank,
sehr nett von dir!
Gruß
Peter

[lorbass]

Keine Ursache

Gruß
lorbass

[easyisi]

Hallo Du Miesepeter!

Dank an Dich und Deinen Helfershelfer.
Jetzt habe ich in den nächsten Tagen noch etwas zu Friemeln, und dann schaug mr amol.

[easyisi]

Geehrte Freunde des freien Schreibprogrammes!

Bin schon bei Zeile 70000, Buchstabe "I". Das kopieren in die Tabelle geht nicht auf einmal. Es purzelt bei einem """ im Text einiges durcheinander, nachdem das Programm """ wohl als Befehlszeichen interpretiert. Und alles auf einmal einzufügen, überfordert wohl das System und es friert ein. Nun würde ich das angesprochene notwendige Durchnummerieren der Zeilen je Adresse, in Zeile 1 - 5, gerne vereinfachen. Denn wie ich gewarnt wurde, funktioniert es ja nur, wenn die einzelne Adresse auch wirklich exakt 5 Zeilen benötigt. Also dachte ich mir, ein Befehl, welcher auf deutsch hieße: "Lösche erstmal alle Leerzeilen, und dann interpretiere die Zeile, in der die 5stellige Postleitzahl steht als die letzte; die darauf folgende Zeile als die erste der nächsten Adresse, und nummeriere jede Adresse entsprechend durch", also bei z. B. bei fünfzeiligen in 1 - 5 und bei dreizeiligen in 1 - 3, wäre noch besser. Nachdem in jeder Adresse eine Postleitzahl vorkommt, dachte ich mir, dies könnte bewerkstelligt werden. Ich weiß nur nicht wie, und bitte um Hilfe. Außerdem -so leicht ist man ja nicht zufrieden- möchte ich die Postleitzahlen von der Stadt trennen und in der neuen Tabelle für die Serienbrief-Datenbank, dann in eine eigene Spalte einordnen. Einmal sollen die Adressen nämlich nach Postleitzahlen sortiert werden können, und bei der Übernahme in den Serienbrief fehlte zwischen PLZ und Stadt immer ein Leerzeichen.

[miesepeter]

Hallo - alles Aufgaben für Calc in Vorbereitung der Seriendokuments - ,

also bei mir war es möglich, die gesamte Tabelle auf einen Rutsch zu kopieren und vor allem auch einzufügen. Wahrscheinlich hast du zu wenig Arbeitsspeicher oder sonstwas hakt. Ich meine mich zu erinnern, dass alle Daten etwa 130-140.000 Zeilen benötigten...

Denn wie ich gewarnt wurde, funktioniert es ja nur, wenn die einzelne Adresse auch wirklich exakt 5 Zeilen benötigt.

Einen Befehl für die 5 Zeilen kann ich dir nicht nennen, bei mir hat's so funktioniert, wie das lorbass beschrieben hatte. Ein anderes Verfahren halte ich für zu umständlich und zu arbeitsaufwendig.
Du kannst ja kontrollieren, indem du die Leerzellen nach der Sortierung (Autofilter) überprüfst, also z.B. mit ZÄHLENWENN (Funktion) oder ANZAHL (Funktion)...

Überlegungen zur Postleitzahl: Markiere die Spalte (bzw. die Werte) mit PLZ Ort - es ist ein Leerzeichen dazwischen. Du kannst dann (Menü Daten > Text in Spalten) PLZ und Ort in 2 Spalten darstellen. Wenn du bei PLZ auch die 0 vorne hast und die nicht dargestellt wird, dann über Zellformat 5 führende Nullen einstellen.
Sollte die führende 0 beim Seriendokument nicht übertragen werden, so brauchst du noch eine Hilfsspalte, die diese Zahl(en) als Text darstellt oder du wählst beim o.g. Vorgang gleich Text als Spaltenformat. Wenn du nach PLZ sortieren möchtest, so sind aber Zahlen von Vorteil...

Ciao und viel Erfolg