Writer: Serienbrief in einzelne Dateien ausgeben

[jans]

Hallo Forum,

ich bitte um Eure Mithilfe.

Wenn ich einen Serienbrief in einzelne Dateien (hier: einzelne .ott Vorlagen) ausgebe, dann wird bei der Verwendung jeder dieser Dateien, die ganze Serienbrieflogik mitgespeichert und wenn ich z.B. ausdrucken möchte, werde ich gefragt: "Ihr Dokument enthält Adressdatenbank-Felder. Möchten Sie einen Serienbrief drucken?"

Kann ich ausschließlich den Inhalt des Seriendrucks in die einzelne Datei abspeichern, ohne die Felder etc.?

Hintergrund: Erstellung von personalisierten Briefvorlagen (.ott) für ca. 100 Mitarbeiter*innen, die lokal verwendet werden sollen.

Vielen Dank.

Jan

[Pit Zyclade]

Serienbrief ist Serienbrief. Das hast du im Detail gut beschrieben.

Wenn du den Ausstoß eines Serienbriefes in einer Datei abspeichern willst, dann mußt du über das Druckmenü gehen und dort dann festlegen, dass du "in Datei" drucken willst und "alle" und "in eine" Datei. Man kann nämlich auch jeden in eine separate Datei drucken.

Wenn du eine Vorlage daraus generieren willst (aber bitte keinen Serienbrief) kannst du versuchen (ich habe es nicht probiert) den Aus"druck" in einzelne Dateien als .ott. Ob das überhaupt geht, werde ich gleich mal versuchen.

Ja, es geht: Das Zielformat muß heißen "ODF .... Dokumentvorlage". Ob diese dann deinen Wünschen entspricht, mußt du überprüfen.

Wenn du diese Vorlage nimmst und drucken willst, wirst du wieder gerfragt, ob Du einen Serienbrief drucken willst. Da mußt du dann verneinen!

[jans]

Danke für Deine Hinweise. Mein Interesse wäre es, zu vermeiden, dass die Kolleg*innen beim Ausdrucken jedes Dokumentes, das sie aus dieser Vorlage erstellen eine Frage mit Nein beantworten müssen, die sie nicht verstehen ...
Mir ist völlig unklar, wieso LibreOffice die Ausgabe eines Serienbriefes als Serienbrief abspeichert (und nicht einfach den erzeugten Inhalt). Habe etwas darauf gehofft, dass ich eine Einstellung übersehen habe.

[Pit Zyclade]

... Mein Interesse wäre es, zu vermeiden, dass die Kolleg*innen beim Ausdrucken jedes Dokumentes, das sie aus dieser Vorlage erstellen eine Frage mit Nein beantworten müssen, die sie nicht verstehen ...

Mir ist völlig unklar, wieso LibreOffice die Ausgabe eines Serienbriefes als Serienbrief abspeichert (und nicht einfach den erzeugten Inhalt)....

Ist nicht ganz korrekt, weil die Ausgabe kein Serienbrief (.odt) ist sondern eine Vorlage (.ott).
Ich habe nicht weiter experimentiert... Aber ich mache es nochmal, aus Neugier...

Also:
1. Auch bei OpenOffice ereignet sich dasselbe wie in LO.
2. Wenn du in der Ansicht dir die Feldnamen anzeigen läßt, dann erkennst du, daß noch immer diese aus der Datenbank gespeist werden. Es ist folglich kein Ausdruck erfolgt, wie du gerne hättest. Du müßtest also nicht nur diese "Vorlage" sondern auch die Datenbank an die Mitarbeiter weiterreichen, wenn es funktionieren soll. Ich kann mir aber nicht vorstellen, dass das in deinem Interesse liegt.
Folglich ist die Idee zu verwerfen, auf diese Weise Arbeit zu sparen.

Wenn ich dir eine Lösung vorschlagen darf: Drucke den Serienbrief Brief einzeln aus, Scanne ihn ein und speichere ihn danach als Vorlage, die du dann weiterreichen oder -senden kannst.

[Pit Zyclade]

Die Tatsache, dass in der einzelnen Datei aus einem Serienbrief noch immer die Beziehung in Form der Feldnamen erkennbar ist, läßt böse Zweifel aufkommen, ob das ein Dokument ist, was zum dauerhaften Gebrauch (Archiv) geeignet ist.

Ich habe deshalb bei meiner kleinen Gemeinschaft, für die ich jährlich Briefe generiere, nachgeforstet. Briefe für Mitglieder, die bereits ausgeschieden sind, folglich in der Datenbank zwar drin sind, aber nicht mehr das Steuerelement "aktiv" haben, werden noch korrekt erzeugt. Aber das ist leider kein Beweis für irgendetwas, denn die Auswahl fand ja zum Zeitpunkt der Erzeugung der Serie statt, muß also nicht mehr vorliegen. Ich bin mir sicher, dass man die Datenbank zu jetzigen Zeitpunkt auch nicht mehr braucht. Sonst wäre die Frage bei deinem Beispiel des separaten Vorlagen"drucks", ob man einen Serienbrief drucken wolle, die man verneinen kann, ja muß, völlig sinnlos. Aber ob die Felder unabhängig von der Datenbank dauerhaft gespeichert sind, kann und will ich nicht durch Löschen in der Datenbank testen... Vielleicht gibt es einen anderen Tester.

[jans]

Ich hab jetzt einen anderen Ansatz gewählt, der fast alle meiner Vorstellungen umsetzen kann. Lösung ohne die Serienbrieffunktion von LO.

Entpacken der .ott-Datei und ersetzen der zuvor in einer MusterVorlage gesetzten Platzhalter in der styles.xml (Meine Felder sind in der Kopfzeile), dann wieder zusammensetzen der Datei und abspeichern unter dem entsprechenden Mitarbeiter*innen-Namen.ott

Code: Alles auswählen

# Vorlagen aus Vorlagendatenbank erstellen

Suchen1="<text:p text:style-name=\"MP5\"><text:span text:style-name=\"_30_3_5f_Absender_5f_ZeichenAkzent_5f_HELLBLAU_5f_ZFV\">F</text:span><text:tab/><text:span text:style-name=\"MT2\"/></text:p>"
Ersetzen1=""

IFS=";"

while read zeile 
do
    mkdir temp
    echo "unzipping Basis-Vorlage ...."
    unzip "Basis.ott" -d ./temp/

    read Name Dienst Adresszeile1 Adresszeile2 KontaktT KontaktH KontaktF KontaktM Funktion zustaendig Ort Dateiname Mkurz  < <(echo "$zeile")
    echo "Felder ersetzen für: $Name $Dienst"

    sed -i s#XXXXDienst#$Dienst#g ./temp/styles.xml 
    sed -i s#XXXXName#$Name#g ./temp/styles.xml 
    sed -i s#XXXXAdresse#$Adresszeile2#g ./temp/styles.xml 
    sed -i s#XXXXKontaktT#$KontaktT#g ./temp/styles.xml 
    sed -i s#XXXXKontaktH#$KontaktH#g ./temp/styles.xml
    sed -i s#XXXXKontaktF#$KontaktF#g ./temp/styles.xml  
    sed -i s#XXXXKontaktM#$Mkurz#g ./temp/styles.xml 
    sed -i s#XXXXOrt#$Ort#g ./temp/styles.xml 

    if ["$KontaktF" = ""] 
    then
        echo "F leer bei $Name"
        # ganze XML Absätze rausnehmen hab ich noch nicht geschafft. sed nimmt die xml Zeilenumbrüche nicht wahr ...
        # sed -i s#$Suchen1#$Ersetzen1#g ./temp/styles.xml
    fi
    
    echo "....und wieder zusammensetzen...."
    cd temp
    echo "$Dateiname.ott"
    zip -r "../output/$Dateiname.ott" *
    cd ..
    rm -r temp

done < Vorlagendatenbank.csv

Was mir noch nicht gelungen ist, bei den Feldern, bei denen keine Eintragungen vorhanden sind, den ganzen Absatz herauszunehmen. sed scheint die XML-Zeilenumbrüche nicht vergleichen zu können. Hat hier jemand eine Idee? Ich könnte den Absatzes mit AbsendeInfos ohne Inhalt auch über ein einzelnes XML-Tag finden, müsste dann aber zusätzlich jeweils die 3 Zeilen drüber und eine Zeile drunter löschen können ...

[Wanderer]

Hallo,

mein Ansatz wäre erstmal ein normaler Serienbrief mit Ausgabe in einzelne .odt-Dateien, also keine Vorlagen. Dabei bleibt meines Wissens nach keine Datenbank-Verbindung übrig.

Dann könnte man versuchen LO als Konverter laufen zu lassen mit convert-to von .odt nach .ott

Wahrscheinlich musst Du dann noch 100 Dateien sinnvoll umbenennen.

Habe ich so nie ausprobiert. Bei mir haben alle dieselbe Briefvorlage und die eigenen Adressdaten kommen aus einer Mini-Datenbank mit dem User/Loginnamen als Schlüssel, bzw. aus einer DDE-Verknüpfung.

Mfg, Jörn