Serienbriefdaten als "Liste" ausgeben

[flaschengeist]

Hallo in die Runde!

Ich benutze die Serienbrieffunktion, um meine Daten aus Calc in einer "schönen Liste" auszugeben. Was ich mit "schöne Liste" meine: Ich erstelle nicht ein Dokument pro Datensatz, sondern hätte gerne alle Daten in einer Datei.
Konkret: Ich habe eine Calc-Datei mit Zugangsdaten, die zu verschiedenen Gruppen zugeordnet sind (s. Beispiel: montags-Gruppe, dienstags-Gruppe, samstags-Gruppe). Der Serienbrief dient dazu, eine hübsche Druckvorlage zu erstellen, bei der ich z.B. noch ein Bild und ähnliches hinzufügen kann. Letztlich wird der Ausdruck geschnitten und jeder bekommt seinen Schnipsel.
Was funktioniert: Ich kann diese Liste wie mit den Beispieldateien im Anhang erstellen. Allerdings nur für ALLE Daten. Oder aber ich benutze beim Erstellen den Filter und erstelle eine Datei für montags, dienstags usw.

Was nicht funktioniert: Ich würde gerne alle Benutzer auf einmal abarbeiten, so dass automatisiert hinten eine Datei für montags, dienstags usw. rausfällt (Die Gruppen montags, dienstags usw. dienen hier nur als Beispiel, in der Realität habe ich viel mehr Gruppen, so dass die händische Filter-Nutzung nicht recht praktikabel ist).

Letztlich "missbrauche" ich hier ja auch die Serienbrieffunktion, aber mein Anwendungsfall entspricht ja fast dem von Adressetiketten - aber so oder so: wenn jemand eine ganz andere Lösungsidee hat bin ich natürlich auch dafür dankbar! Insbesondere erstelle ich zur Zeit immer eine komplette Seite (mithilfe von "Nächster Datensatz"). Wenn am Ende dann aber weniger Datensätze vorhanden sind als auf die Seite passen wird die Seite noch mit leeren Daten gedruckt. Nicht schön, aber funktioniert soweit. Aber auch da: Wer besseres weiß: Gerne!

Danke & viele Grüße!
Flaschengeist

Edith meint:
Irgendwie ist die Funktion für Adressetiketten doch genau das, was ich mit meiner Writer-Datei versuche nachzubauen. Bleibt aber dennoch das oben zuerst beschriebene Problem, dass ich das End-Dokument zwar für alle erzeugen möchte, aber doch gruppiert nach Gruppen.
Wenn auch nicht perfekt würde mir ja schon eine Möglichkeit helfen, bei einem Gruppenwechel einen Seitenwechsel in mein End-Dokument einzufügen, so dass zumindest die dienstags-Gruppe auf einer neuen Seite beginnt. Dann müsste ich das ggf. noch mit Hand trennen. Wie gesagt, wenn jemand auch da eine Idee hat, wie das automatisiert geht: Das wäre perfekt! (-:

[Pit Zyclade]

1. Idee: Seitenwechsel in bedingten Text in Abhängigkeit von Gruppennamen einbauen
2. Idee: Leere Seiten im Druckdialog ausschließen

[flaschengeist]

1. Idee: Seitenwechsel in bedingten Text in Abhängigkeit von Gruppennamen einbauen

Hatte ich auch drüber nachgedacht, kam aber zu dem Schluss, dass ich ja eine Abhängigkeit vom Gruppennamenwechsel habe. Sprich ich müsste mir den alten Gruppennamen in einer Variablen speichern und mit dem neuen vergleichen, ggf. einen Seitenwechsel einfügen (Wie?) und die Variable updaten - das habe ich leider nicht geschafft.

2. Idee: Leere Seiten im Druckdialog ausschließen

Ja, aber es sind ja nicht komplett leere Seiten, sondern einfach mein "Vorlagentext" ohne Daten. Also sowas wie "Hallo ! Dein Passwort ist ."
Nun ja, nachdem ich gesehen habe, dass auch bei der Adressetikettenfunktion genau das passiert - die letzten Etiketten werden mit Text aber ohne Daten gedruckt - ist mir das auch nicht so wichtig, das ist mehr ne optische Sache, aber verkraftbar...

Anyway: Danke! (-:

[miesepeter]

würde mir ja schon eine Möglichkeit helfen, bei einem Gruppenwechel einen Seitenwechsel in mein End-Dokument einzufügen

Hallo,

einen Seitenwechsel einbauen ginge mit einem "Marker" innerhalb der Datenbank/Calc. Nimm z.B. xxx, das kommt in keinem Namen vor.
Wenn du dein Serienbriefdokument in eine Datei "ausgedruckt" hast, dann gehe so vor:

• Öffne SUCHEN&ERSETZEN und suche xxx (alle).
• Alle Absätze/Texte, die xxx enthalten, sind markiert.
• Schließe SUCHEN&ERSETZEN - die Texte bleiben markiert (wichtig!).
• Über Menü Format/Absatz kannst du jetzt in einem Schritt in jeden dieser markierten Absätze einen Seitenwechsel einbauen.

Beispiele anbei. - Ciao

logins_daten.ods

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logins_liste_AlleDaten.odt

(10.74 KiB) 198-mal heruntergeladen

[flaschengeist]

Hallo!

dann gehe so vor:

• Öffne SUCHEN&ERSETZEN und suche xxx (alle).
• Alle Absätze/Texte, die xxx enthalten, sind markiert.
• Schließe SUCHEN&ERSETZEN - die Texte bleiben markiert (wichtig!).
• Über Menü Format/Absatz kannst du jetzt in einem Schritt in jeden dieser markierten Absätze einen Seitenwechsel einbauen.

Das klingt gut - funktioniert bei mir leider nicht:
Ich habe gerade festgestellt, wenn ich alle xxx markiert habe, dann kann ich über die Symbolleiste alle Vorkommen ändern (z.B. rechtsbündig, Einzug ändern usw). Sobald ich aber über die Menüleiste Format|Absatz muss (oder auch über die weiteren Einstellungen über die Seitenleiste, was ja den gleichen Dialog öffnet), dann werden die Änderungen nur auf den aktuellen Absatz (dort, wo der Cursor steht) übertragen - alle anderen Absätze sind noch markiert, aber ändern sich nicht.
So kann ich beispielsweise über die Symbolleiste den Satz auf rechtsbündig einstellen. Über Format|Absatz dann aber nur den aktuellen Absatz wieder linksbündig machen.
Gleiches gilt für das Einfügen von Seitenwechseln. )-:

[flaschengeist]

Ach was. Ich habe das gerade mal zum Anlass genommen, von 7.0 auf 7.2 zu updaten - schwupps, schon klappt das mit den Absätzen wie erwartet!

Sehr schön, danke!

Wenn jetzt noch jemand einen Tipp haben sollte, wie ich das ohne "Hacks" hinbekomme oder sogar die einzelnen Gruppen-Listen in einzelne Dateien schreiben kann, das wäre mega-cool! (-:

[Pit Zyclade]

Ich habe noch eine klitzekleine Idee. Du nutzt doch eine .ods-Tabelle zu Serienbriefsteuerung (bzw. überführst die dann in dbase).
1. Ich habe vorne noch eine Spalte ID fortlaufend durchnummeriert...
2. Eine Spalte zusätzlich "SW" (=SeitenWechsel)
3. Sortiere die Tabelle nach der Spalte "Gruppe" (D)
4. In die Spalte "SW" (E) tippe unter E2 ein: =WENN(D2<>D3;"xxx";"") und ziehe danach hinunter bis ans Ende der Tabelle.
So hast du ein perfektes Steuerelement für die ..._liste.odt.
6. In ..._liste.odt fügst du nach dem ersten Benutzerausstoß, nach dem ersten "nächster Datensatz" das Seriendruckfeld SW ein (also bevor du diesen ersten Bereich seitenfüllend kopierst.
5. Seriendruck (alle in eine Datei)
6. Jetzt der Tipp von Miesepeter (top Idee!!)
a Öffne SUCHEN&ERSETZEN und suche xxx (alle).
b Alle Absätze/Texte, die xxx enthalten, sind markiert.
c Schließe SUCHEN&ERSETZEN - die Texte bleiben markiert (wichtig!).
d Über Menü Format->Absatz->Textfluss->Umbrüche->Einfügen ankreuzen, Typ Seite, Position vor
kannst du jetzt in einem Schritt in jeden dieser markierten Absätze einen Seitenwechsel einbauen .
Danach alle markierten xxx über SUCHEN&ERSETZEN tilgen.

logins_Daten.ods

(10.72 KiB) 171-mal heruntergeladen

Schneller und leichter geht es nicht, weil es keinen "Feldbefehl" neue Seite gibt und keine bedingten Texte, die man mit der Steuerdatei steuern kann.

[Mondblatt24]

Hallo,

SW ein (also bevor du diesen ersten Bereich seitenfüllend kopierst.

Hier vielleicht eine kleine Erleichterung, die Copy & Paste von Hand überflüssig macht.

In der Tabelle sind Bereiche eingefügt, die alle mit dem ersten Bereich verknüpft sind (mehr dazu in der Datei).

Liste Tabelle 2.odt

(12.96 KiB) 184-mal heruntergeladen

Gruß
Peter

[flaschengeist]

In der Tabelle sind Bereiche eingefügt, die alle mit dem ersten Bereich verknüpft sind (mehr dazu in der Datei).

Nice! (-:
Das kannte ich nicht, das ist schick - vielen Dank! (-:

[flaschengeist]

Ich habe noch eine klitzekleine Idee.

Auch dafür vielen Dank! Diese Kombination (zusammen mit den Bereichen als "Vorlage") ist bisher die beste Lösung.
Noch nicht ganz perfekt, daher lasse ich das auch noch ein bisschen offen, vielleicht hat noch jemand eine Idee.

Was mich jetzt noch stört (oder: was noch schöner sein könnte):

Wenn z.B. 10 Datensätze auf eine Seite passen, eine Gruppe nach 8 Datensätzen auf der Seite fertig ist, dann wird nach den 8 mit der Lösung von oben ein Seitenumbruch eingefügt. Die 2 Datensätze der nächsten Gruppe landen auf der nächsten Seite. Da meine Vorlage (bisher) aus genau einer Seite besteht, ist dann aber nach den 2 Datensätzen der zweiten Gruppe schon wieder Schluß auf dieser Seite, es folgt ein Seitenumbruch (diesmal vom der Serienbriefautomatik eingefügt) und auf der nächsten Seite geht's weiter. Wenn in dieser folgenden Gruppe nur 4 Datensätze wären, dann sind die auf 2 Seiten verteilt, obwohl das locker auf eine passen würde. Unschön.

Gefühlt (aber noch nicht getestet) wäre eine mögliche Lösung, dass ich so viele Bereiche in meine Vorlagendatei packe wie ich Datensätze habe, und zwar ohne Seitenumbrüche... ...mal schauen, ob das praktikabel ist.

Ach ja - Bonus: auf jeder ersten Seite der Gruppen eine Überschrift mit dem Gruppennamen. Aber die Frage kann ich mir wahrscheinlich selbst beantworten: Den Gruppennamen mit in den Marker einbauen, z.B. xxxmontags. Suchen nach xxx, Seitenumbruch einfügen, xxx entfernen - bleibt montags stehen.

Tja, manchmal gar nicht so einfach. Ich hatte mal eine hübsche Lösung mit LaTeX, die ich aber nie so recht verstanden habe, und die halt mit den Nachteilen von LaTeX kommt (bzw. die Vorteile von LO nicht hat), wie beispielsweise ein einfaches WYSIWYG-Designen...